Mon dossier administratif

Chacun des agents de la Fonction Publique a un dossier individuel dit “dossier administratif”.

Quelques informations sur le sujet dans cet article.

Principe

Le dossier est créé à l’entrée dans la Fonction publique (éducation nationale ou agriculture pour les enseignants des établissements privés sous contrat), il est unique. Il est conservé au Rectorat (enseignant du 2d degré) ou à la DSDEN (enseignant du 1er degré).

Chacun a accès, à sa demande, à son dossier individuel. Il n’est pas nécessaire de justifier sa demande. En cas de mutation, le dossier est transféré à l’administration d’accueil. L’agent peut consulter son dossier autant de fois qu’il/elle le souhaite au cours de sa carrière.

Le contenu du dossier individuel
Si aucun texte ne précise le contenu exhaustif du dossier administratif, il comporte notamment les documents concernant la situation administrative et l’évolution de la carrière et portant sur :
– la carrière : arrêtés de nomination, d’avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, etc.) ;
– les rapports d’inspection et compte-rendus de rendez-vous de carrière ;
– les formations suivies ;
– les absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).

Les pièces doivent être numérotées sans discontinuité dans l’ordre chronologique à l’encre indélébile, le numéro 1 étant la première pièce du dossier.

Il ne doit pas comporter :
– de mentions à des opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques ;
– d’informations médicales, seules les suites administratives de l’état de santé de l’agent·e peuvent y apparaître (arrêté de mise en congé de maladie, avis du conseil médical, etc.) ;
– la mention de sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées.

Ajout de pièces :

L’archivage de nouvelles pièces dans le dossier est de la responsabilité du Recteur ou du DASEN (directeur académique des services de l'éducation nationale) qui n’a pas l’obligation d’en informer l’enseignant, agent public de l'Etat.

Si un document est évoqué lors d’un entretien avec l’administration, il ne peut être utilisé par la hiérarchie que s’il a été ajouté au dossier administratif. Il ne peut être conservé en dehors de ce dossier.
Après avoir pris connaissance d’un document, le chef de division du Rectorat ou ·le DASEN dispose d’un “délai raisonnable” pour l’archiver. Le document n’a pas de légitimité s’il n’a pas été versé au dossier ou s’il est versé ultérieurement.

La consultation  
Seul l’agent (enseignant du privé sous contrat) peut consulter son dossier, sauf dans le cas des CCM (commission consultatives mixtes) disciplinaires où les élus du personnel peuvent y avoir accès. La personne doit en faire la demande, par écrit, auprès du Recteur ou DASEN, qui le rapatriera si nécessaire, et fixera une date de rendez-vous. Il ou elle peut être accompagné·e par un tiers lors de cette consultation, La présence permanente d’une personne de l’administration est obligatoire.

Si la demande de consultation reçoit un refus explicite ou implicite dans le délai d’un mois. L’agent·e peut alors saisir la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs). Celle-ci rend un avis sur la demande, avis communiqué à l’agent·e, ainsi qu’à son administration. Cette dernière informe la CADA de la suite qu’elle donne à la demande. Si elle confirme son refus, explicitement ou en gardant le silence, l’agent·e peut saisir le juge administratif.

Le compte rendu de visite
Un compte rendu de visite est édité en fin de consultation du dossier administratif.
Si une anomalie est constatée dans la numérotation des pièces (discontinuité, numérotation inadaptée...), elle doit être notifiée.
Il est possible de demander la copie (immédiate) de certaines pièces choisies, notamment les pièces "intrigantes" ou qui posent question.

La suppression de pièces 
Il est possible de demander de retirer des pièces du dossier. Cette demande est à faire auprès du Recteur ou du DASEN mais il ou elle n’a aucune obligation d’y répondre favorablement.

Chaque document supprimé du dossier est remplacé par une note neutre, reprenant la cote du document et indiquant la date de suppression.

La mention des sanctions disciplinaires peut être supprimée. La procédure va dépendre de la sanction :
– blâme et exclusion temporaire : les pièces sont effacées automatiquement au bout de 3 ans, sauf s’il y a une autre sanction pendant cette période ;
– 2ème et 3ème groupe : les pièces peuvent être supprimées après 10 ans de services effectifs, à la demande de l’agent·e. Cette demande ne peut être refusée, sauf s’il y a une autre sanction durant cette période.
En revanche, la suppression de la sanction n’entraîne pas la suppression des documents évoquant les faits à l’origine de cette sanction.